הרבה מנהלי עמותות שואלים האם ניתן להוציא כרטיס אשראי לעמותה,
ואיך עושים זאת בלי להפר את הדרישה לשתי חתימות של מורשי חתימה.
אחד הנושאים שמעוררים הרבה שאלות בקרב מנהלי עמותות הוא השימוש בכרטיס אשראי.
מצד אחד, כרטיס אשראי הוא כלי נוח ונדרש לפעילות שוטפת – תשלומים לספקים, רכישות באינטרנט, שירותים דיגיטליים ועוד.
מצד שני, המבנה החוקי של עמותה יוצר אתגר אמיתי בשימוש בו.
על פי התקנון המצוי של רשם העמותות, שבו משתמשות רוב העמותות בישראל,
כל פעולה כספית בעמותה מחייבת שתי חתימות של מורשי חתימה.
הכלל הזה חל על:
תשלומים
חתימה על חוזים
פעולות פיננסיות שונות
הבעיה מתחילה כאשר רוצים להשתמש בכרטיס אשראי.
בפועל, בעסקת אשראי אין אפשרות להחתים שני מורשי חתימה,
במיוחד כאשר מדובר בעסקאות טלפוניות או באינטרנט.
מסיבה זו, לא מעט בנקים מסרבים להנפיק כרטיס אשראי לעמותות.
ברוב המקרים הסירוב אינו קשור למסגרת אשראי, אלא דווקא לשאלה כיצד נשמרת הדרישה לשתי חתימות.
החדשות הטובות הן שיש כמה פתרונות אפשריים.
בשנים האחרונות קיימות חברות רבות המציעות כרטיסי אשראי נטענים.
העיקרון פשוט:
העמותה מטעינה את הכרטיס באמצעות העברה בנקאית מחשבון העמותה, פעולה שמתבצעת כמובן עם שתי חתימות.
לאחר ההטענה, ניתן להשתמש בכרטיס לביצוע תשלומים.
כך למעשה נשמרת הדרישה לשתי חתימות בשלב ההעברה הכספית.
נקודה טכנית שחשוב לשים לב אליה:
בחלק מהכרטיסים ניתן לבצע הטענה רק באמצעות כרטיס אשראי אחר. לכן כדאי לבחור כרטיס שמאפשר הטענה באמצעות העברה בנקאית.
אפשרות נוספת היא לבצע תשלום באמצעות כרטיס אישי ולקבל החזר מהעמותה כנגד חשבונית, אך זהו פתרון פחות נוח לאורך זמן.
פתרון נוסף הוא פתיחת חשבון בנק נוסף לעמותה.
בחשבון זה ניתן להפעיל כרטיס אשראי מסוג דיירקט או משהו דומה, המשתמש רק בכסף שקיים בחשבון.
בכל פעם שמעוניינים להשתמש בכרטיס, מעבירים כסף מהחשבון הראשי לחשבון זה, פעולה שמתבצעת כמובן עם שתי חתימות.
החיסרון של שיטה זו הוא המורכבות והעלויות הנלוות של ניהול חשבון בנק נוסף.
פתרון נוסף, שהתפרסם גם על ידי רשם העמותות במהלך מלחמת חרבות ברזל, הוא שימוש בכרטיס אשראי רגיל על חשבון העמותה, ולאחר מכן אישור ההוצאות בדיעבד.
שים לב, שפתרון זה הוא מתאים לשימוש בעיתות מלחמה או משבר, שאז יש הקלות מטעם רשם העמותות להקל על ההתנהלות השוטפת.
במקרה כזה, מורשי החתימה חותמים מדי חודש על פירוט האשראי ומאשרים את ההוצאות שבוצעו.
עם זאת, חשוב להדגיש:
השיטה הזו מתאימה רק כאשר מדובר בהוצאות קטנות יחסית, בדומה לניהול של קופה קטנה.
חתימה בדיעבד על סכומים גדולים אינה נחשבת התנהלות תקינה.
בכל אחד מהפתרונות חשוב לזכור:
כל הוצאה חייבת להיות מגובה ב:
חשבונית
קבלה
מסמך על שם העמותה
התיעוד הזה נדרש לצורך הכנת הדוחות הכספיים ולבקרה תקינה על פעילות העמותה.
לא תמיד מדובר בבעיה בירוקרטית.
לעיתים מדובר פשוט בחוסר הבנה של הבנק לגבי אופן ההתנהלות האפשרי בעמותה.
במקרים כאלה, כדאי להסביר לבנק את אחד הפתרונות המוצגים כאן.
כאשר הבנק מבין שהעמותה שומרת על כללי הניהול התקין, החשש בדרך כלל פוחת – ולעיתים גם הסירוב מתבטל.
כרטיס אשראי יכול להיות כלי יעיל מאוד לניהול פעילות העמותה, אך חשוב להשתמש בו בצורה שתואמת את דרישות החוק ואת כללי הניהול התקין.
הפתרונות קיימים – ועם תכנון נכון ניתן ליהנות מהנוחות של כרטיס אשראי, מבלי לפגוע במנגנון הבקרה של העמותה.
