בזמן מלחמה ומצבי חירום, עמותות רבות מרחיבות את פעילותן כדי לסייע לציבור: חלוקת ציוד, סיוע למשפחות, תמיכה בחיילים, פעילות קהילתית וחיזוק החברה האזרחית.
דווקא בתקופות כאלה, כאשר הפעילות מתרחבת במהירות ולעיתים גם בתנאי לחץ, חשוב שמנהלי עמותות יכירו את ההקלות שניתנו על ידי רשמת העמותות לצורך התנהלות נכונה של העמותה.
במאמר זה נסקור את שלוש ההקלות המרכזיות לעמותות בזמן מלחמה, כפי שפורסמו על ידי רשמת העמותות ורשות התאגידים.
אחת השאלות הנפוצות אצל מנהלי עמותות היא האם ניתן להשתמש בכרטיס אשראי לצורך פעילות העמותה.
במצב החירום הנוכחי ניתנה גמישות רבה יותר בשימוש בכרטיסי אשראי ואמצעי תשלום לצורך פעילות העמותה.
על פי הודעת רשמת העמותות, ההנחיה שניתנה בנושא בשנת 2023 ממשיכה לחול גם בתקופת מבצע "שאגת הארי", והיא אף גוברת על חלק מההוראות הרגילות בהנחיות להתנהלות עמותות.
עם זאת, גם בזמן חירום חשוב להקפיד על מספר כללים בסיסיים:
שימוש בכרטיס אשראי לצרכי העמותה בלבד
שמירת אסמכתאות לכל הוצאה
רישום מסודר של ההוצאות בהנהלת החשבונות
קבלת החלטה מסודרת במוסדות העמותה במידת הצורך
שימוש נכון בכרטיס אשראי יכול להקל מאוד על פעילות העמותה בזמן חירום, כאשר יש צורך לבצע רכישות במהירות.
במצבי חירום לא תמיד ניתן לכנס ישיבות פיזיות של מוסדות העמותה.
לכן רשמת העמותות הבהירה כי ניתן לקיים:
ישיבות ועד מנהל
אסיפות כלליות
ישיבות דירקטוריון
באמצעות היוועדות חזותית באמצעים טכנולוגיים.
הדבר אפשרי גם אם תקנון העמותה אינו מתייחס לכך במפורש, כל עוד התקנון אינו אוסר זאת באופן מפורש.
נקודה חשובה במיוחד:
הישיבה צריכה להתקיים באמצעי וידאו שבו המשתתפים יכולים לראות ולשמוע אחד את השני, ולא באמצעות שיחת טלפון בלבד.
מטרת ההנחיה היא לאפשר לעמותות להמשיך לפעול בצורה תקינה גם בתקופת חירום.
במצבי מלחמה עמותות רבות מבקשות לסייע מעבר לפעילות הרגילה שלהן.
רשמת העמותות פרסמה הנחיה מקלה המאפשרת לעמותות לבצע פעילות סיוע מיידית וחיונית במצב החירום, גם אם פעילות זו אינה תואמת באופן מלא את מטרות העמותה.
עם זאת, ההקלה הזו ניתנת בתנאים ברורים:
הפעילות נועדה לסיוע מיידי וחיוני במצב החירום
מדובר בפעילות הקרובה למטרות העמותה
התקבלה החלטה בעניין במוסדות העמותה
הפעילות מנוהלת בהפרדה תקציבית בספרי הנהלת החשבונות
הפעילות מתקיימת כל עוד מצב החירום מוכרז במדינה.
המשמעות היא שעמותה יכולה להרחיב את פעילות הסיוע שלה במצב מלחמה מבלי לבצע שינוי רשמי של מטרות העמותה.
למרות ההקלות שניתנו לעמותות בזמן מלחמה, חשוב לזכור כי עדיין יש לשמור על עקרונות הניהול התקין.
לכן מומלץ להקפיד על:
תיעוד מסודר של תרומות
שמירת קבלות ואסמכתאות להוצאות
קבלת החלטות מסודרות בוועד המנהל
רישום מדויק בהנהלת החשבונות של העמותה
ניהול נכון בזמן חירום יסייע לעמותה להמשיך לפעול בצורה מקצועית וגם להימנע מקשיים בעת הכנת הדוחות והביקורות בעתיד.
עמותות בישראל ממלאות תפקיד מרכזי בתקופות חירום ובזמן מלחמה.
כדי לאפשר להן לפעול במהירות ולסייע לציבור, רשמת העמותות פרסמה מספר הקלות משמעותיות.
היכרות עם ההקלות הללו יכולה לעזור למנהלי עמותות לפעול בצורה נכונה, יעילה ובטוחה גם בתקופה מאתגרת.
אם אתם מנהלים עמותה ורוצים לוודא שהעמותה פועלת בצורה תקינה גם בתקופת חירום – חשוב להכיר את ההנחיות ולהקפיד על ניהול מסודר של פעילות העמותה.
